Hubungan Anggaran dengan Management

HUBUNGAN ANGGARAN DENGAN MANAGEMENT

• Hubungan Anggaran Dengan Manajemen

Manajemen diartikan sebagai suatu ilmu dan seni untuk menyediakan :

1. Perencanaan                (Planning)
2. Pengoorganisasian    (Organizing)
3. Pengarahan                  (Directing)
4. Pengkoordinasian       (Coordinating)
5. Pengawasan                 (Controlling)

Terhadap orang dan barang untuk mencapai tujuan tertentu.

5 fungsi manajemen diatas dijelaskan sebagai berikut :

1. Menyusun rencana untuk dijadikan sebagai pedoman kerja.
2. Menyusun struktur organisasi kerja yang merupakan dasar pembagian wewenang dan tanggung jawab kepada para karyawan perusahaan.
3. Mengarahkan dan memberi petunjuk kepada para karyawan.
4. Menciptakan koordinasi dan kerjasama yang serasi diantara semua bagian yang ada dalam perusahaan.
5. Mengadakan pengawasan terhadap kerja para karyawan guna merealisasikan yang tertuang dalam rencana perusahaan dengan yang telah ditetapkan.

PERANAN MANAGEMENT dan PRILAKU PROSES MANAJERIAL

1. Peranan Management

Selain kategori besar dari fungsi manajemen, manajer pada berbagai tingkat hirarki mengisi peran manajerial yang berbeda. Peran ini dikategorikan oleh peneliti Henry Mintzberg, dan mereka dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis utama: decisional, interpersonal, dan informasi.

1. PERAN DECISIONAL

Peran Decisional memerlukan manajer untuk merencanakan strategi dan memanfaatkan sumber daya. Ada empat peran spesifik yang decisional. Peran pengusaha memerlukan manajer untuk menetapkan sumber daya untuk mengembangkan barang yang inovatif dan jasa, atau untuk mengembangkan bisnis. Sebagian besar peran ini akan diselenggarakan oleh manajer tingkat atas, meskipun manajer menengah dapat diberikan beberapa kemampuan untuk membuat keputusan tersebut. Penangan gangguan mengoreksi masalah tak terduga yang dihadapi organisasi dari lingkungan internal atau eksternal. Manajer di semua tingkatan dapat mengambil peran ini. Misalnya, pertama-line manajer dapat memperbaiki masalah menghentikan jalur perakitan atau manajer tingkat menengah mungkin mencoba untuk mengatasi setelah terjadinya perampokan toko. Top manajer lebih mungkin untuk menghadapi krisis besar, seperti membutuhkan penarikan produk cacat. Peran decisional ketiga, yaitu pengalokasi sumber daya, menentukan yang melibatkan unit kerja yang akan mendapatkan sumber daya. Top manajer cenderung membuat besar, keputusan anggaran secara keseluruhan, sementara mangers menengah dapat membuat alokasi yang lebih spesifik. Dalam beberapa organisasi, manajer pengawas bertanggung jawab untuk menentukan alokasi untuk menaikkan gaji karyawan. Akhirnya, negosiator bekerja dengan orang lain, seperti pemasok, distributor, atau serikat buruh, untuk mencapai kesepakatan mengenai produk dan jasa. Pertama-tingkat manajer dapat bernegosiasi dengan karyawan tentang isu-isu kenaikan gaji atau jam lembur, atau mereka dapat bekerja dengan manajer pengawasan lainnya bila diperlukan sumber daya harus dibagi. manajer Tengah juga bernegosiasi dengan manajer lain dan cenderung untuk bekerja untuk mengamankan harga yang diinginkan dari pemasok dan distributor. Top manajer bernegosiasi tentang isu-isu yang lebih besar, seperti kontrak kerja, atau bahkan merger dan akuisisi perusahaan lain.

2. PERAN INTERPERSONAL

peran interpersonal memerlukan manajer untuk mengarahkan dan mengawasi karyawan dan organisasi. boneka ini biasanya seorang manajer menengah atas. manajer ini dapat berkomunikasi tujuan organisasi masa depan atau panduan etika bagi karyawan dengan pertemuan perusahaan. Seorang pemimpin bertindak sebagai contoh bagi karyawan lainnya untuk mengikuti, memberikan perintah dan arahan kepada bawahan, membuat keputusan, dan memobilisasi dukungan karyawan. Manajer harus menjadi pemimpin di semua tingkat organisasi; sering rendah tingkat manajer melihat ke manajemen puncak untuk contoh kepemimpinan. Dalam peran penghubung, palungan harus mengkoordinasikan pekerjaan orang lain di unit kerja yang berbeda, membangun aliansi antara lain, dan bekerja sumber daya untuk berbagi. Peran ini sangat penting bagi manajer menengah, yang sering harus bersaing dengan manajer lain untuk sumber daya yang penting, namun harus menjaga hubungan yang sukses bekerja dengan mereka untuk jangka waktu yang lama.

3. PERAN INFORMASI

Informational peran adalah mereka di mana para manajer mendapatkan dan mengirimkan informasi. Peran ini telah berubah secara dramatis sebagai teknologi telah meningkat. Monitor mengevaluasi kinerja orang lain dan mengambil tindakan korektif untuk meningkatkan kinerja itu. Monitor juga mengawasi perubahan lingkungan dan di dalam perusahaan yang dapat mempengaruhi kinerja individu dan organisasi. Pemantauan terjadi pada semua tingkat manajemen, meskipun manajer di tingkat yang lebih tinggi organisasi lebih mungkin untuk memantau ancaman eksternal terhadap lingkungan dibandingkan tengah atau manajer lini pertama. Peran penyebar mensyaratkan bahwa manajer memberitahu karyawan perubahan yang mempengaruhi mereka dan organisasi. Mereka juga mengkomunikasikan visi dan tujuan perusahaan.

2. Prilaku Proses Manajerial

• Perilaku terhadap karyawan

Kategori ini meliputi aspek [perekrutan], [PHK|pemecatan], [gaji|kondisi upah] dan kerja, serta ruang pribadi dan penghormatan. Pedoman etis dan hukum mengemukakan bahwa keputusan perekrutan dan pemecatan harus didasarkan hanya pada kemampuan untuk melakukan pekerjaan. Perilaku yang secara umum dianggap tidak etis dalam kategori ini misalnya mengurangi upah pekerja karena tahu pekerja itu tidak bisa mengeluh lantaran takut kehilangan pekerjaannya.

• Perilaku terhadap organisasi

Permasalahan [etika] juga terjadi dalam hubungan pekerja dengan organisasinya. Masalah yang terjadi terutama menyangkut tentang kejujuran, konflik kepentingan, dan kerahasiaan. Masalah kejujuran yang sering terjadi di antaranya menggelembungkan anggaran atau mencuri barang milik perusahaan. Konflik kepentingan terjadi ketika seorang individu melakukan tindakan untuk menguntungkan diri sendiri, namun merugikan atasannya. Misalnya, menerima suap Sementara itu, masalah pelanggaran etika yang berhubungan dengan kerahasiaan di antaranya menjual atau membocorkan rahasia perusahaan kepada pihak lain.

• Perilaku terhadap agen ekonomi lainnya

Seorang manajer juga harus menjalankan etika ketika berhubungan dengan agen-agen ekonomi lain—seperti pelanggan, pesaing, pemegang saham, pemasok, distributor, dan serikat buruh.

PROSESUD PENYUSUNAN AGGARAN

1. Identifikasi dan Evaluasi Variabel Eksternal (trendwatching)

Trendwatcing merupakan pengamatan terhadap trend perubahan lingkungan makro dan lingkungan industri untuk mengidentifikasi peluang yang dapat diraih dan ancaman yang harus dihadapi perusahaan dalam setiap lingkungan tersebut. Ada 2 (dua) jenis lingkungan yang berpengaruh besar pada perusahaan, yaitu:

a.    Lingkungan makro

Lingkungan makro terdiri dari empat kekuatan pokok antara lain politik dan hukum, ekonomi, teknologi, dan sosial.

b.    Lingkungan industri

Selain analisis lingkungan makro, perusahaan perlu melakukan analisis trend perubahan yang terjadi dalam industri. Variabel ini tidak dapat dikendalikan perusahaan namun dapat dipengaruhi oleh perusahaan. Terdapat 5 (lima) kekuatan yang mempengaruhi industri, antara lain:

1)    Ancaman organisasi baru yang memasuki industri;

2)    Kekuatan pemasok;

3)    Kekuatan pembeli;

4)    Dampak produk subsitusi

5)    Persaingan dalam industri.

Identifikasi variabel eksternal ini mencakup suatu pertimbangan umtuk memilih variabel yang dapat dikendalikan dan yang tidak dapat dikendalikan., sehingga manajemen dapat mengambil manfaat dari akibat yang menguntungkan dan meminimalkan akibat yang merugikan bagi perusahaan. Thap penting dalam analisis ini adalah evaluasi dari kekuatan dan kelemahan perusahaan saat ini (analisis SWOT). Analisis SWOT dilakukan dalam dua tahap, yaitu:

a.    Analisis ekstern

Bertujuan untuk mempertimbangkan peluang dan ancaman yang dihadapi perusahaan.

b.    Analisis intern

Bertujuan untuk mempertimbangkan kekuatan dan kelemahan intern perusahaan.

Pendakatan anggaran yang komprehensif didasarkan pada ekpektasi dimana aspek operasi yang penting akan dianalisis secara kritis dan dievaluasi setiap periode dengan cara yang benar sehingga bantuan dari pihak yang independen sangat penting bagi penilaian ini.

2. Pengembangan Tujuan Umum Perusahaan

 Suatu perusahaan harus merumuskan tujuan umum yang ingin dicapai oleh perusahaan sebelum merumuskan strategi. Tujuan umum ini berisi tentang:

A. Misi berfungsi sebagai pemfokus dan pemberi makna terhadap kehidupan kerja seluruh anggita organisasi. Misi harus menetapkan bisnis perusahaan terpisah dari bisnis pesaing  

B.    Keyakinan dasar Merupakan keyakinan tentang kebenaran misi, visi dan langkah yang ditempuh untuk mewujudkan visi.  Keyakinan dasar ini merupakan pemicu semangat seluruh anggota organisasi untuk mencapai tujuan.

C.    Nilai dasar Merupakan nilai-nilai yang dijunjung tinggi oleh seluruh anggota organisasi dan mampu memandu mereka untuk memilih berbagai alternatif yang diperlukan untuk menuju masa depan. Nilai dasar ini berfungsi sebagai pembatas pengambilan keputusan oleh para anggota dalam rangka mewujudkan visi demi tercapainya tujuan perusahaan.

D. Visi menjadi dasar perumusan tujuan perusahaan, karena tujuan merupakan penjabaran dari visi perusahaan. Tujuan umum perusahaan menggambarkan fondasi dasar tempat mengembangkan dan memperkuat kebanggaan pada perusahaan bagi manajer, karyawan lain, pemilik, pelanggan, dan perusahaan lain yang berhubungan secara komersial.

3. Pengembangan Sasaran Khusus Bagi Perusahaan

Tujuan dari tahap sasaran dalam proses anggaran ini adalah untuk mengarahkan pernyataan tujuan umum ke fokus yang lebih tajam dan untuk mentransformasikan informasi umum kepada informasi perencanaan yang lebih spesifik. Manajemen eksekutif harus melaksanakan kepemimpinan pada tahap perencanaan ini sehingga ada kerangka kerja yang nyata, jelas dan realistis dalam operasi yang akan dilaksanakan untuk pencapaian sasaran yang bersifat khusus. Hal ini akan memberikan suatu dasar bagi pengukuran kinerja.

4. Pengembangan dan Evaluasi Strategi Perusahaan

 Strategi perusahaan adalah sasaran dasar, cara dan taktik yang akan digunakan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang direncanakan. Tujuan dari pengembangan dan penyebaran strategi adalah menemukan alaternatif terbaik untuk mencapai tujuan umum yang direncanakan dan sasaran spesifik. Strategi memberikan garis besar rencana tindakan bagi perusahaan. Manajemen eksekutif harus kreatif dan langsung terlibat dalam pengembangan dan penyesuaian strategi baru yang sedang dilaksanakan sesuai dengan variabel relavan yang harus dikuasai manajemen.

Selain formulasi strategi, penilaian kembali strategi secara periodik juga penting untuk menganalisis secara teliti semua variabel yang relevan dan akibat yang mungkin terjadi atas perusahaan dimasa yang akan datang. Setiap alternatif strategi harus dievaluasi secara mendalam dengan cara mengidentifikasi manfaat dan kelemahan utama setiap strategi tersebut, termasuk asumsi yang mendasari. Berikut kriteria untuk mengevaluasi strategi:

• Konsistensi intern, yaitu rencana tindakan yang mendukung satu dengan yang lain;
• Realistik, yaitu rencana tindakan yang dipilih dapat dicapai meskipun berisi tantangan;
• Berfokus ke pencarian peluang dan penyelesaian masalah, yaitu rencana yang dipilih akan dapat mewujudkan peluang dan menyelesaikan masalah utama dan mengarah ke isu strategi utama;
• Berkemampuan menyelasaikan sub problem, yaitu bahwa smua gejala juga diselesaikan;
• Bermanfaat bagi customer, yang berarti rencana harus meng-improve value yang dihasilkan bagi customer.

5. Instruksi Perencanaan Manajemen Eksekutif   

Instruksi perencanaan eksekutif yang dikeluarkan manajemen tingkat atas, mengkomunikasikan materi perencanaan yang diperlukan semua tingkatan manajemen untuk berpartisipasi dalam pengembangan perencanaan laba strategis dan taktis untuk tahun anggaran mendatang. Tahap ini merupakan tahap komunikasi dari rencana substantif kepada manajemen tingkat menengah dan tingkat bawah. Tahap ini juga menjelaskan tujuan umum, sasaran spesifik, strategi perusahaan dan segala macam instruksi manajemen eksekutif yang dibutuhkan untuk mengembangkan rencana laba yang strategis dan taktis. Perusahaan memerlukan suatu alat yang dikenal dengan cascading, yaitu alat untuk mengkomunikasikan sasaran dan strategi ke jenjang organisasi yang lebih rendah. Cascading pada dasarnya adalah proses pengubahan misi, visi, keyakinan dasar, nilai dasar dan strategi anggota organisasi melalui perilaku operasional. Cascading menjadi suatu proses sistematik penginternalisasian misi, visi, keyakinan dasar, nilai dasar dan strategi organisasi ke dalam diri setiap personel perusahaan sehingga menjadi share mission, share vision, share beliefs, share value dan share strategies.

6. Persiapan dan Evaluasi Perencanaan Proyek

Konsep anggaran yang komprehensif mencakup suatu pendekatan yang sistematis dan terintegrasi untuk membuat perencanan proyek, perencanaan taktis dan perencanan strategik. Setiap manajemen perlu mengembangkan tabel/grafik berdimensi waktu untuk keperluan pengambilan keputusan dan perencanaan pada sub unitnya. Dalam tabel/grafik berdimensi waktu, biasanya terdapat dua rencana, yaitu:

1.     Rencana proyek

Rencana ini meliputi horizon waktu yang berbeda-beda kerana setiap proyek mempunyai dimensi waktu yang unik, misalny: rencana untuk memperbaiki produk yang ada, fasilitas fisik yang baru.

2.     Rencana periodik

Merupakan kebutuhan manajemen untuk merencanakan, mengevaluasi dan mengendalikan operasi dalam jangka waktu yang relatif singkat dan konsisten secara interim.

7. Pengembangan dan Persetujuan Rencana Laba Strategis dan Taktis      

 Setelah manajer dari berbagai pusat tanggung jawab menerima instruksi perencanaan manajemen eksekutif dan rencana proyek, maka manajer dari berbagai pusat tanggung jawab dapat memulai aktivitas intensifnya untuk mengembangkan rencana laba secara strategis maupun taktis yang disusun secara bersamaan.

        Rencana laba strategik jangka panjang merupakan perencanaan perusahaan untuk jangka waktu yang relatif lama, yakni lebih dari satu tahun atau bahkan lebih dari lima tahun. Rencana laba strategik jangka panjang dibuat sesuai dengan tujuan umum perusahaan, sasaran strategik, dan strategi jangka panjang yang telah ditentukan sebelumnya. Bagian formal dari rencana ini meliputi: laporan laba/rugi, neraca, proyeksi arus kas, rencana belanja modal, tuntutan karyawan, rencana penelitian dan rencana penetrasi pasar jangka panjang. Rencana jangka panjang meliputi semua bidang aktivitas utama yang diantisipasi:

a.    Penjualan, harga pokok dan laba;

b.    Proyek besar dan penambahan investasi modal;

c.    Arus kas dan pembiayaan;

d.    Kebutuhan dan persyaratan persone

e.    Pengembalian investasi

f.    Penelitian dan pengembangan;

g.    Informasi tentang persaingan dipasar dan analisis pangsa pasar.

Rencana laba taktis merupakan perencanaan kegiatan-kegiatan tahunan perusahaan. Manajer, pemilik perusahaan dan pihak lain yang berkepentingan biasanya memerlukan jadwal, hasil dari rencana laba secara periodik, laporan kinerja dan evaluasi mengenai progress perusahaan. Laporan rencana dan progress biasanya dibuat bulanan, tiga bulanan atau tahunan.

Bila kedua rencana laba tersebut selesai dibuat, proses persetujuan dimulai. Proses ini meliputi persetujuan, ketidaksetujuan atau saran perbaikan. Setelah proses persetujuan partisipasif selesai untuk setiap pusat tanggung jawab dan smua perbedaan yang relevan diselesaikan, berbagai rencana dan program dari pusat tanggung jawab utama digabungkan ke dalam semua rencana laba strategis dan taktis bagi perusahaan dalam satu kesatuan.

8. Pelaksanaan Rencana Laba

Pelaksanaan rencana manajemen yang telah dikembangkan dan disetujui dalam proses perencanaan melibatkan fungsi manajemen yaitu pengarahan bawahan dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan. Manajemen yang efektif di semua tingkat mengharuskan tujuan, sasaran, strategi dan kebijakan perusahaan dikomunikasikan dan dimengerti oleh bawahannya. Perencanaan laba yang luas dan program pengendalian dapat membantu melaksanakan fungsi ini. Rencana, strategi, dan kebijakan yang dibuat melalui partisipasi yang besar menetapkan dasar bagi komunikasi yang efektif.

9. Penggunaan Laporan Kinerja Periodik

Setelah rencana laba diimplementasikan selama periode tertentu, maka diperlukan laporan kinerja periodik yang dibuat berdasarkan laporan bulanan. Laporan kinerja ini mencakup:

1. Laporan kinerja aktual periodik
2. Membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang direncanakan;
3. Memperlihatkan setiap perbedaan sebagai varians kinerja yang menguntungkan atau tidak menguntungkan.

10. Penggunaan Anggaran Biaya Fleksibel

        Konsep anggaran fleksibel (anggaran variabel) hanya digunakan pada biaya yang terpisah dari rencana laba, sehingga anggaran variabel hanya bersifat tambahan. Anggaran fleksibel memberikan informasi yang realistik mengenai biaya yang dapat digunakan untuk menghitung jumlah anggaran untuk berbagai macam volume output atau tingkat aktivitas dari setiap pusat tanggung jawab.

Anggaran fleksibel menyediakan rumus untuk setiap biaya dalam pusat tanggung jawab. Rumus tersebut menunjukkan hubungan dari biaya terhadap output (volume kerja). Rumus anggaran fleksibel dapat diterapkan dalam laporan pengendalian kinerja dan untuk mengembangkan jumlah biaya dalam rencana laba taktis. Jika rumus ini dikembangkan bersamaan rencana laba strategis dan taktis, maka dapat digunakan untuk menghitung jumlah biaya yang dianggarkan dalam rencana laba taktis. Perhitungan dilakukan dengan mengalikan output atau aktivitas yang direncanakan dari setiap pusat tanggung jawab dengan tarif biaya variabel yang berhubungan untuk setiap pusat tanggung jawab dan kemudian ditambah dengan  biaya tetap untuk pusat tersebut

11. Penerapan Tindak Lanjut

Dalam hal ini perlu pemisahan yang jelas antara sebab dan akibat. Variasi kinerja adalah sebuah akibat (hasil), manajemen harus dapat menentukan sebab yang mendasarinya. Identifikasi sebab adalah tanggung jawab manajemen lini. Analisis untuk menentukan sebab akibat ini harus diprioritaskan untuk menentukan variasi kinerja yang menguntungkan dan tidak menguntungkan. Pada kasus yang tidak menguntungkan maka setelah berhasil mengidentifikasi sebab yang mendasari, maka suatu alternatif tindakan perbaikan perlu dipilih dan kemudian diterapkan.

Dalam kasus varians yang menguntungkan, sebab yang mendasari juga harus diidentifikasi. Penyebab yang mendasari dapat menjadi informasi yang bernilai bagi peningkatan efisiensi dan bagi pengembangan dukungan yang positif pada operasi dan bagi karyawan yang kurang berhasil.